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我們龍喜文化的資深活動(dòng)策劃師們總結(jié)道，有條不紊和注重細(xì)節(jié)是舉辦一次成功活動(dòng)的兩個(gè)關(guān)鍵。活動(dòng)策劃執(zhí)行者在活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)確保所有事情不出紙漏，凡事都按預(yù)定計(jì)劃順利進(jìn)行?；顒?dòng)的組委會(huì)必須堅(jiān)持既定的方針。如果花上一兩個(gè)月的時(shí)去敲定一件事情，那將會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)的管理效率低下，你可以花上數(shù)個(gè)小時(shí)去設(shè)計(jì)一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時(shí)打印出來以致錯(cuò)過了寄出的最后期限，后果將不堪設(shè)想，所以一旦你決定承擔(dān)某項(xiàng)活動(dòng)，接下來你就應(yīng)當(dāng)立即制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)問表。
活動(dòng)策劃執(zhí)行者在制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表之前，你應(yīng)當(dāng)再次確認(rèn)活動(dòng)舉辦的時(shí)問，然后從那天開始向前排出所有人員應(yīng)當(dāng)做的事情。在一次籌款活動(dòng)，活動(dòng)計(jì)劃和標(biāo)志都在最后作臨時(shí)改動(dòng)，而工作人員差點(diǎn)沒有及時(shí)一送到。在另外一次活動(dòng)中當(dāng)日劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計(jì)劃書的插圖才送達(dá)。而這些失誤和差點(diǎn)釀成大禍的忽略正是由于計(jì)劃不當(dāng)和協(xié)調(diào)不力造成的。在籌備活動(dòng)的整個(gè)過程中，你應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地執(zhí)行每個(gè)時(shí)間段的安排，否則就容易導(dǎo)致多米諾骨牌效應(yīng)，讓人吃驚的是，有時(shí)一件看似微不足道的小事竟會(huì)對活動(dòng)產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動(dòng)中，工作人員居然在活動(dòng)開始前幾分鐘還在對座位的安排進(jìn)行調(diào)整，以至于到后來他們完全沒有時(shí)間再檢查一遍，導(dǎo)致出現(xiàn)了令人尷尬的錯(cuò)誤，一張桌子被同時(shí)分配給了兩家公司，當(dāng)工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時(shí)，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調(diào)，所以又只得將它撤下來。因?yàn)槭窃谧詈笠豢探拥搅宋恢谜{(diào)整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時(shí)間檢查重新安排的情況。你的目標(biāo)是要在方案實(shí)施的前一天將所有事情完全定下來，好讓每個(gè)相關(guān)人員有時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。你應(yīng)該讓每一個(gè)工作人員在活動(dòng)開始的那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
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